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Verantwortlichkeiten bei Internetprojekten

Wer hat bei Pflege, Vermarktung und Sicherheit eigentlich den Hut auf? Tipps aus der Praxis für KMUs

Bekanntermaßen besteht ein Internet-Projekt aus mehreren Disziplinen. Das fängt beim Hosting der Firmen-Website an, geht über den Content weiter und hört beim Online-Marketing auf. Damit Ihr Web-Projekt blasenfrei funktioniert und Ihnen als KMU Erfolg bringt, bedarf es der Pflege und Wartung. Ich habe mir mal einige Gedanken dazu gemacht und für Sie notiert, wer für was verantwortlich ist.

Alles-aus-einer-Hand-Agenturen
Wer was bei Internet-Projekten genau verantwortet sollte in Unternehmen dokumentiert seinKleine und mittlere Unternehmen lassen in der Regel ein Internet-Projekt von einer Agentur realisieren. Sozusagen „Alles aus einer Hand“. Diese ist verantwortlich für Design, Hosting, Inhalte und eventuell noch die Vermarktung. Immer mehr werden Web-Projekte jedoch von mehreren Partnern realisiert. Bei mir ist es beispielsweise so, dass ich nach der Realisierung einer Website oft mit der Pflege und Vermarktung beauftragt werde.

Mehrere Agenturen kümmern sich um unterschiedliche Aufgaben
Auch das Design wird oft von einer Kreativagentur geliefert, während eine andere Agentur sich um die Installation und Konfiguration des Content-Management-System (CMS) kümmert und das Hosting verantwortet. Manche Unternehmen beauftragen einen weiteren Werbepartner, der sich beispielsweise und den regelmäßigen Versand eines Newsletter oder um AdWords-Werbung kümmert. Bei näherer Betrachtung sind also schon einige Partner im Boot.

Meist ist nicht geregelt in Sachen Verantwortung
Wenn es jetzt um das Thema „Verantwortung“ geht, ist es für Sie als Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens wichtig, wie Sie die Verantwortlichkeiten regeln. Aus meiner Praxis ist überwiegend gar nichts geregelt. Nicht selten renne ich tagelang irgendwelchen Passwörtern hinterher oder versuche den richtigen Ansprechpartner ans Telefon zu bekommen. So was ist nicht nur für alle Beteiligten nervig, sondern aus meiner Sicht grob fahrlässig.

Was ist verantwortlich für was?
Nach außen ist das Unternehmen, welches die Website betreibt, für alles – auch rein rechtlich – verantwortlich. Doch was passiert, wenn eine Website auf einmal nicht mehr online ist?  Gibt es eine regelmäßige Sicherung der Datenbank der Website? Wer sorgt dafür, dass beim Content-Management-System alle Updates auf dem neuesten Stand sind? Wer kümmert sich um die Aktualisierung veralteter Inhalte und defekte Links?

Hosting

Fangen wir beim Hosting an, dem meiner Meinung nach wichtigsten Punkt. Hier stellen sich folgende Fragen:

  • Wer verantwortet das Hosting? Die betreuende Web-Agentur? Ihr IT-Unternehmen?
  • Wo wird die Website gehostet? 1&1, Strato, Mittwald usw.
  • Welchen Hosting-Tarif haben Sie? Ist dieser noch technisch aktuell?
    • Muss ggf. die PHP-Version aktualisiert werden? Meist kritisch, wenn das Hosting seit mehreren Jahren nicht mehr upgedatet wurde.
    • Muss der PHP-Speicher ggf. erhöht werden? CMS benötigen immer mehr Speicher. Dieser muss beim Hoster erhöht werden (betrifft beispielsweise WordPress, Joomla und Typo3)
  • Wer verwaltet die Zugangsdaten?
    • Zugriff auf das BackOffice des Hosting-Pakets (meist Kunden-Login)
    • FTP-Zugang zum Webserver
    • Datenbank-Daten (Datenbankname, Hostname, Benutzername und Passwort (in der Regel für alle am Markt befindlichen CMS)
  • Wer verantwortet die E-Mails?
    • E-Mail-Konten und -benutzer
    • E-Mail-Management auf PC, Notebook und Smartphone (SMTP oder IMAP)
    • Wer sichert die Mail-Daten? (Besonders wichtig bei Nutzung von IMAP. Wer hier nicht sichert, riskiert das Löschen alle Mails, wenn der Hoster gewechselt wird)
  • Wer verwaltet die Domains?
    • Sind die Domains auf Ihren Firmennamen registriert? Wenn Sie sich nicht sicher sind, nutzen Sie die denic oder den Dienste von whois.domaintools.com

Content-Management System

Als nächstes kommt die Verwaltung des Content-Management-Systems. Überwiegend kommen OpenSource-Lösungen zum Einsatz, die von einer Community laufend weiter entwickelt werden. Hier sind folgende Aspekte von Bedeutung:

  • Wer verantwortet generell die Pflege und das Management des CMS?
    • Wer kümmert sich um die Updates (CMS und zugehörige Plug-Ins)? Gibt es einen Servicevertrag, in dem das geregelt ist? Ein wichtiger Aspekt, da es immer wieder vorkommt, dass veraltete Systeme das Angriffsziel von Hackern sind.
    • Wer hat Zugriff auf das BackOffice und wer hat welche Rechte (Admin, Redakteur, Editor usw.)
    • Wer kann neue Benutzer hinzufügen bzw. nicht mehr tätige Nutzer löschen?
  • Ist sichergestellt, dass die Datenbank regelmäßig gesichert wird? Was wird alles gesichert (Texte, Bilder)? Wenn ja, wo werden die Daten gespeichert?
  • Existiert eine Komplettsicherung Ihrer Website? Wenn ja wo?
  • Gibt es ein Monitoring, was den Webserver permanent überwacht? Wenn ja, wer wird darüber informiert und kümmert sich darum?

Website-Pflege

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Wenn Ende 2014 die Auslaufmodelle von 2013 gezeigt werden ist das schon ein wenig veraltet

Die Website-Pflege ist ein bedeutender Erfolgsfaktor, der gerne von KMUs vernachlässigt wird. Bedenken Sie, dass Ihre Website Ihr Schaufenster ist. Wenn dieses veraltet, oder unattraktiv ist, kostet Sie das Glaubwürdigkeit und Ihre erste Chance. Deshalb sind auch hier auf zahlreiche Prozesse zu achten:

  • Wer pflegt Ihre Website? Sind die derzeitigen Infos auf Ihrer Website nützlich und attraktiv?
  • Wer prüft, ob Infos aktualisiert werden müssen? (Anzahl der Mitarbeiter, neue oder nicht mehr aktuelle Produkte und Dienstleistungen)
  • Wer kümmert sich um neue Inhalte? Produktvorstellungen, Referenzen, Unternehmens-News usw.
  • Werden Tools eingesetzt, die veraltete oder abgelaufene Termine von der Website abschalten?
  • Funktionieren die Formulare? Kontaktformular, Angebotsformular usw.
  • Wer verfolgt die Entwicklung der Website statistisch? Werden die gesteckten Ziele erfüllt?
  • Gibt es tote Links, die beseitigt bzw. korrigiert werden müssen (sagt Ihnen Webmaster-Tools unter URL-Fehler)?

Online-Marketing

Das Online-Marketing trägt dazu bei, dass Ihre Website einfach besser gefunden wird. Hierzu sind vielerlei Maßnahmen umzusetzen. Die wichtigsten sind:

  • Wer kümmert sich um die Vermarktung Ihrer Website? Von alleine funktioniert das nämlich nicht. Sie müssen der digitalen Welt schon mitteilen, dass es Sie gibt.
  • Ist Ihre Website suchmaschinentechnisch optimiert? Das wichtigste ist die OnPage-Suchmaschinenoptimierung, einer der Basisaufgaben für jede Website.
  • Nutzen Sie alle wichtigen Google-Dienste, wie Google-Business, Google-Analytics und Google-Webmaster-Tools? Wer hat dafür die Verantwortung und Zugriff auf das für alle Dienste nutzbare Google-Konto?
  • Stimmen die Adresseinträge Ihres Unternehmens? Prüfen Sie diese auf Vollständigkeit und Aktualität mithilfe von ypeas.

Soweit alle relevanten Punkte in Bezug auf Verantwortlichkeiten. In Kürze werde ich eine Checkliste veröffentlichen, die Ihnen hilft, die Verantwortlichkeiten zu dokumentieren.

Über Ergänzungen oder Kritik freue ich mich mit Ihrem Kommentar.

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